连锁品牌发展到 10 家店之后,人员和门店的复制工作压力明显增强,这时, SOP (标准)也会应需而生了,制定 SOP 这项职能应该放到哪个部门或岗位?这是连锁人经常碰到的问题。我们在和连锁企业交流的过程中,发现存在 3 种情况:
1、并没有严格的规定由谁来制定,可能运营部出一些,研发出一些,然后各自管理。
2、门店规模迅速扩大,想系统的来整理 SOP ,不知道应该由谁来主导。
3、互相推诿,觉得不该由自己所在的部门来制定,需要由最高决策者指定最合理的部门来负责和主导。
一、按企业发展情况划分 SOP 制定人
1 、发展初期
在企业发展初期,组织架构不完善的时候, SOP( 标准 ) 基本上还是由正在执行的部门来制定,例如运营部或门店管理部来出服务 SOP ,研发来出产品 SOP 。毕竟这个时期,一切的重心都在活下来,验证自身模式。不可能像职业经理人一样方方面面的条件都很成熟了,都能按照既定规则去推进。灵活的一人多岗,一岗多职才是能顺应这个时期的方式,所以运营部门作为最靠近一线的部门来制定服务 SOP ,研发部来制定产品 SOP ,是效率最快成本最低的方式。
2 、品牌效应出现后
当门店数达到一定规模,品牌效应开始产生后,为了保障品牌形象,杜绝食品安全、客户投诉、诚信方面的问题,连锁企业开始注重精细化管理,随着也会细分部门职能,搭建更完整的组织架构,这时候培训部或训练部就独立存在了,培训部就需要去了解业务(有些企业会直接安排归纳、总结、宣导能力比较突出的优秀运营人员来转岗做培训部),理解业务,然后来制定标准,并且要持续去验证标准是否合理,是否适用。
这个时期的运营环节就会成为:培训部制定 SOP 并输出→运营部来检查门店执行情况→督导部来复核培训和执行的效果。但要注意的是,并不是说 SOP 完全由培训部来生成,毕竟门店操作是店员的专业,产品制作流程是研发的专业,培训部通过这些专业人员来获取 SOP 的基础内容,然后由培训部最终来形成标准手册。
3 、 SOP 可容纳差异,但归属需统一
现在更多的连锁企业都是直营店和加盟店并存的,两边的标准会有差异,加盟管理部和直营管理部可以去提出需要修改的 SOP ,但是这个归属要放到培训部,由培训部来形成统一的输出,避免混乱现象。而当连锁企业跨多省发展后,也会针对不同地域不同类型的门店给出不同的 SOP ,但同样需要归属到培训部来管理和输出,将资源整合。否则,各个部门都可以给门店输出标准,最终门店会不知道该怎么做了。反之,同理,当员工想反馈不合理的 SOP 时,需要同时反馈不同的部门,最终就会变成谁都不来修改这个 SOP ,因为没有负责部门。
“标准是用来优化的”,所以标准也是不断迭代的,那么所有人员,都有义务去及时的将自己看到的不合理的,或者有疑义的 SOP 项提出来,然后培训部去验证,不是有疑义就不按这个 SOP 来执行,很多人就因为自己操作不方便就提出 SOP 不合理,例如按照“ 80g ” ”3 毫升 ” 去添加这样的操作,店员认为太麻烦而提出疑义,这个时候,培训部就一定要去判断是标准制定有问题,还是执行不到位的问题。这就是为什么需要培训部一定要在懂业务的情况下来制定 SOP ,我们曾接触的一位连锁餐饮培训师在制定清洗 SOP 时,就自己在门店操作了 3 天的洗碗,形成清洗 SOP 初稿,然后再继续通过实践来验证自己定的 SOP 是否合理,比如速度慢了就需要继续优化,直到验证合理后才可以来输出给门店。
需要注意的是, SOP 的制定者、执行者、监督者最好不是同一个部门。培训部门输出制定标准,运营部门监督标准执行,两个部门要相辅相成,有制衡作用形成,如果同一个部门同时承担了制定和检验 SOP 的职责,可能会出现考核结果的偏差现象,即所谓的“自己检核自己”,这是企业应该尽力避免发生的现象。
二、连锁餐饮企业标准该如何制定?
企业建立标准 SOP 的目的,一是满足顾客最基本的体验,二是让员工的操作更加便捷和顺畅,但很多 SOP 只是单纯的从员工方便角度出发来制定,就会简化处理了,那就失去了 SOP 的核心价值了。科学的制定 SOP 可以参考以下 9 点:(详情进入慧运营官方网站文章板块查看)
①标准化要和企业文化、价值观匹配,符合企业定位的顾客的期待
②明确的标准。标准需要被清晰,准确的表达。
③尽量使用图片或示意图
④标准应该有一定的弹性
⑤要创造一个执行标准的便利性
⑥去现场
(制定标准的部门 / 人,一定要去现场,观察标准的执行情况。)
⑦反馈机制
(公司内部一定要建立针对标准的信息反馈机制。)
⑧模块化编号
⑨执行标准的标准
SOP的制定仅仅只是连锁门店运营工作的起点,通过“制定科学的 SOP— 培训 — 巡检 — 评级 — 优化 SOP “的运营闭环,实现标准不断优化升级,才能带来连锁品牌运营能力的不断提升。
慧运营以 SOP →培训→巡检→评级激励为运营闭环,打造专属于连锁餐饮企业的门店运营管理系统,帮助连锁餐饮企业稳健发展,保持市场地位。